Archives départementales de Mâcon

Les archives départementales de Saône-et-Loire sont un service du conseil départemental de Saône-et-Loire, chargé de collecter les archives, de les classer, les conserver et les mettre à la disposition du public. Sortie/visite faite jeudi 25 avril 2024.

Cette tour des archives départementales a été imaginée par l’architecte Henri Palazzi et construite dans les années 1969 et 1970, inaugurée en 1971. Les Mâconnais n’ont jamais été charmés dans leur ensemble par ce building fait de béton. Haut de près de 50 mètres et de 20 étages, l’édifice domine le centre historique de la ville. Pourtant, il a ses tenants. En 2015, la tour a été labellisée « Patrimoine du XXe siècle » par le préfet de Région Éric Delzant (remarquer les fenêtres « en biseau »)

Cette construction se fait sur l’emplacement d’un ancien couvent de Carmélites rasé en 1966. Il faut y voir la volonté des pouvoirs publics de raser la moitié du plateau de la Baille, le berceau originel de la ville de Mâcon (ancien castrum), à cause des habitations insalubres. 

Le carmel détruit au milieu des années soixante – dont il ne reste rien – accueillait vingt-neuf religieuses chassées à la Révolution. C’est à la Révolution, par la loi du 5 brumaire an V (26 octobre 1796) que les services des Archives départementales sont créés. Ils sont chargés de rassembler au chef-lieu les papiers provenant des administrations d’Ancien Régime, des établissements ecclésiastiques et les documents des nouvelles administrations du département. Ils servent aux citoyens ou aux administrations à justifier de droits et à attester de faits.

Plus tard le site devint une prison dans laquelle furent enfermés les suspects et les prêtres ; puis, par ordonnance du 5 aout 1818, il fut affecté au département de Saône-et-Loire (situation qui perdura jusqu’en 1929), et devint la caserne Joubert (qui abrita entre autres le 134^e régiment d’infanterie). Les lieux furent ultérieurement cédés à la ville de Mâcon. À l’origine, ce nouvel ensemble accueillait d’une part les archives départementales et d’autre part la bibliothèque municipale de Mâcon (transférée ultérieurement quai des Marans).

En 1974, les Archives départementales de Saône-et-Loire furent le premier dépôt d’archives départementales à introduire l’usage de l’informatique dans la gestion de fonds documentaires.

Depuis lors, 22 km de documents, de tous supports, d’origine publique ou privée ont été collectés par les archivistes et sont actuellement disponibles. Ils constituent la mémoire collective de la Saône-et-Loire et de ses habitants du Moyen-Age à nos jours. Le plus ancien document conservé ici date de 819 précisément, acté par le fils de Charlemagne, Louis Ier dit « le Pieux ou le Débonnaire » qui permet aux moines de St Philibert de Tournus d’avoir des terres.

 En 2017 des travaux d’extension ont permis d’agrandir de 3 niveaux sur son flanc, offrant un plus grand espace de stockage : 4 kilomètres de linéaire supplémentaires. L’extension a été inaugurée en 2019, répondant aux dernières normes. 1km de documents est archivé chaque année !

Nous sommes montés au 20^ème étage : vue incroyable !

Le métier d’archiviste :

Conseiller

Par ses conseils, l’archiviste aide les producteurs d’archives à préserver les documents qui méritent d’être conservés et à détruire ceux qui n’ont plus d’intérêt administratif ou patrimonial. En effet on ne conserve pas tout. La sélection est édictée par des lois, avec un tableau de gestion sur des critères précis, qui décident de la durée et du sort des documents : intérêt ou pas. L’élimination se fait en brûlant ou en recyclant mais avec une destruction qui doit être complète.

Collecter

1. Les archives publiques ont l’obligation de verser aux Archives départementales la part de leurs archives destinée à être conservée définitivement : 23 personnes œuvrent sur le site. Cette institution collecte les archives publiques qui attestent de la gestion du territoire/témoignage d’une activité : celles des services déconcentrés de l’Etat (Préfecture, services fiscaux, juridictions…), des services du Conseil départemental, des établissements publics à compétence départementale tels que les établissements de soins, d’enseignement, des notaires et commissaires-priseurs, des organismes privés chargés de missions de service public comme la Caisse primaire d’assurance maladie. Tous ces organismes sont obligés de verser aux Archives départementales la part de leurs archives destinée à être conservée définitivement.

A noter – Le dépôt des archives anciennes est obligatoire pour les communes de moins de 2000 habitants et facultatif pour les communes de plus de 2000 habitants.

La fonction Publique Hospitalière « HDep » : les documents sont en dépôt seulement, pas en possession des Archives.

L’armée, la gendarmerie ont leur propre système d’archives rattaché à la Défense.

2.  Les archives privées locales, d’intérêt majeur, venant d’entreprises, d’associations ou de particuliers, peuvent faire l’objet d’une conservation aux Archives départementales, soit à l’initiative de leurs propriétaires (dépôt, don) soit par entrée extraordinaire (achat…). Pour les 100 ans de la 1^ère guerre mondiale, il y avait eu une demande pour collecter des témoignages : lettres et tout autre document…

Classer, inventorier

Le classement et l’inventaire préparent la mise à disposition des archives au public.
En France, un cadre de classement est commun à toutes les Archives départementales.

Conserver

Conserver les archives dans les meilleures conditions permet de garantir l’accessibilité aux documents et de préserver leur intégrité à très long terme.

Communiquer

La communication des archives au public justifie leur conservation et leur classement.
Les actions de valorisation du patrimoine archivistique (expositions, publications…) participent elles aussi à la communication. Il n’y a pas de mise en ligne de documents de moins de 100 ans, mais possibilité de consultation sur place.

Assurer la conservation des documents dans le temps, en vue de les transmettre aux générations futures, est l’une des missions des services d’archives.

La conservation préventive

La conservation préventive vise à créer les meilleures conditions environnementales possibles pour éviter tout dommage aux archives. Elle consiste principalement en :

• Un contrôle du climat (humidité et température) le papier est sensible à l’hygrométrie : 40 à 55% optimal. Certains étages sont vétustes et ne répondent pas aux normes de conservation (fuite d’eau, lumière directe des fenêtres)
• Une veille biologique (archives saines),
• Un conditionnement des documents dans des matériaux adaptés.
• La manipulation peut se faire avec ou sans gants, avec chaque fois des inconvénients/avantages : sans = risque de dépôt de sébum, mais plus facile d’apprécier l’épaisseur, avec = possibilité de transfert de poussière malgré tout car gants en coton, et moins de finesse dans le toucher.

La restauration

Lorsque les documents n’ont pas été bien conservés, se sont dégradés, une restauration est parfois nécessaire. Celle-ci ne consiste pas à faire du neuf mais à stabiliser l’état des documents par une intervention sur le support (traitement curatif).

Trois obligations doivent être respectées lors de la restauration d’archives :

• l’utilisation exclusive de matériaux neutres,
• la réversibilité des matériaux utilisés,
• le respect de l’intégrité des documents.

En cas de moisissures, c’est un prestataire qui intervient en utilisant de l’oxyde d’éthylène pour la désinfection en raison de ses propriétés fongicides. Cette méthode est très règlementée en raison de la toxicité du produit.

Il faut déplier les pages/sécuriser les bords de pages, les déchirures : utilisation de colle d’amidon. Le constat fait, le document est séparé en lot et traité individuellement par priorité (le collationnement = numérotation des pages étant fait préalablement !). Pour les bords on utilise une gomme style « éponge » bicolore et du papier japonais aux fibres très longues pour compenser les manques. Puis remise en ordre des pages et reliure à nouveau Rq : la couverture n’a pas d’importance historique. 

Lors de la visite, notre guide nous fait découvrir les fonds conservés dans des lieux appelés “magasins”. « Un tiers concerne le Moyen Âge, un autre le XIX e -1940 et le dernier tiers la période contemporaine ».

Les plus récents sous forme papier datent de 2010.

Comment retrouver un document ? avec le numéro d’étage/travée/rayonnage/tablette. L’ensemble du document est maintenu par une ficelle avec le « nœud de l’archiviste ».

Notre guide nous montre un document : il s’agit d’une Charte de 1433 avec le sceau de Philippe de Bourgogne. C’est un parchemin et écriture à la plume d’oiseau. Le parchemin est le plus stable (peau de mouton/chèvre le + souvent, ou de veau mort-né : vélin, le + prestigieux).

Nous découvrons ensuite un cahier d’écolier : cahier de « roulement », écrit par les élèves chacun leur tour pour un suivi du travail réalisé dans l’année (dédié aux élèves absents ou remplaçant du maître)

Puis une étonnante fiole scellée, contenant du beurre (devenu brun !) demande de prélèvement, faite par la justice en 1936 car il y avait des fraudes sur la qualité !

Ancienne salle de lecture

Salle de tri : vérification du contenu (s’il est conforme à ce qui est annoncé)/ transfert de contenants : boîte blanche ou noire (= boite Cauchard, + résistante à l’eau et au feu mais + chère). Parfois des demandes de « sauvetage d’archives » sont faites : tout est mélangé ou en très mauvais état, + ou – poussiéreux eu avec de la terre, de la boue…

L’inventaire se veut compréhensible : il faut rédiger l’analyse du document (une description succincte) puis le document est pré-côté avec un numéro provisoire, puis archivé avec une étiquette définitive et une étiquette de sauvegarde si besoin ! Cette dernière permet aux pompiers de savoir quoi sauver en priorité (étiquette avec une peinture luminescente permettant de l’identifier même sans lumière), puis le document est distribué en magasin.

Nouvelle salle de consultation :

Il existe plusieurs délais de communicabilité qui courent de la date du document :

• 50 ans pour les informations privées
• 75 ans pour les actes judiciaires et les mentions marginales (divorces, …)
• 100 ans pour des informations sur une personne mineure
• Jusqu’à 120 ans pour des informations médicales à partir de la date de naissance de la personne.

Pour s’inscrire aux archives, il faut présenter une carte d’identité valide et pour l’enregistrement avoir une adresse mail ou un numéro de téléphone. Lorsque l’on vient consulter : une carte de lecteur est donnée, avec un numéro de place. L’interface permet de commander. Une fiche suiveuse imprimée accompagne les dossiers consultés. Une fiche « fantôme » est laissée à l’emplacement libre en magasin pour faciliter le rangement. Un inventaire à l’aide de classeurs de couleur (selon les « thèmes » : notaire/archives modernes/ après 1900, …) est disponible dans cette salle.

(Source : Archives départementales de Saône-et-Loire, Wikipédia, et glanées lors de notre visite)